Die Besonderheiten von öffentlichen Aufträgen

by Gastbeitrag on 12. Oktober 2010

Gastbeitrag von Michael Singer*

Die vor kurzem erfolgte Änderung des Vergaberechts hat in der öffentlichen Wahrnehmung ein Thema wieder in den Vordergrund gerückt, das oftmals etwas stiefmütterlich innerhalb von Unternehmen behandelt wird: öffentliche Aufträge und alles, was dazu gehört. Man kann über Sinn und Zweck der Regelungen streiten, sie als alten Zopf bezeichnen – Tatsache ist, dass sie beachtet werden müssen, sofern man sich um öffentliche Aufträge bemüht.

Entscheidet man sich zur Beteiligung an einer Ausschreibung oder zur z.B. zur Antwort auf eine Bewerbungsaufforderung im Rahmen einer freihändigen Vergabe, können in diesem Anfangsstadium bereits die ersten Fehler gemacht werden. Da kämpft man sich durch seitenlange Formulare, versucht sie nach bestem Wissen und Gewissen auszufüllen – natürlich unter Beachtung der Erläuterungen und den besonderen Vorschiften des öffentlichen Auftraggebers und des Vergaberechts.

Endlich geschafft … jetzt fehlt nur noch die Vorkalkulation. Klingt eigentlich einfach, denn Kalkulationen gehören ja eigentlich zum Alltagsgeschäft für das Controlling eines jeden Unternehmens. Aber es geht nicht nur darum, betriebswirtschaftliche Kalkulationsvorschriften zu beachten. Vielmehr müssen bereits hier die besonderen Vorschriften des öffentlichen Preisrechts und die spezifischen Kalkulationsbedingungen des öffentlichen Auftraggebers beachtet werden.

Und wenn im Unternehmen niemand so recht weiß, was die VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen), die VPöA (Verordnung über die Preise bei öffentlichen Aufträgen) und die LSP (Leitsätze für die Preisermittlung auf Grund von Selbstkosten) sind, können gravierende Fehler und evtl. ein späteres bitteres Erwachen vorprogrammiert sein.

Weniger tragisch ist ein Fehler sicherlich bei einem sog. Marktpreis, der durch eine ordentliche Ausschreibung zustande kommt – sofern das Ergebnis einen marktfähigen Wettbewerb ergibt. Dann kann man aufatmen, sobald man den Zuschlag für den Auftrag erhält oder aber der Fehler ist so gravierend, dass man die Ausschreibung eben nicht gewinnt.

Ist das nicht der Fall, kann also der Auftragsvergabe kein Marktpreis zugrunde gelegt werden, dann sieht das Preisrecht stufenweise Selbstkostenpreise vor – vom Selbstkostenfestpreis über den Selbstkostenrichtpreis bis zum Selbstkostenerstattungspreis. Erhält das Unternehmen dann den Zuschlag, unterliegt der Auftrag der Prüfung durch die Preisprüfbehörde. Während beim Selbstkostenfestpreis die Vorkalkulation geprüft wird, erfolgt diese beim Selbstkostenrichtpreis während der Laufzeit des Auftrages und berücksichtigt die bisher erfolgten Aufwendungen und eine Restschätzung bis zum Ende des Auftrages. Der Selbstkostenerstattungspreis wird regelmäßig nachkalkulatorisch geprüft.

Das Besondere daran ist, dass die Selbstkosten im öffentlichen Preisrecht anders definiert sind als die betriebswirtschaftlichen Selbstkosten im Unternehmen. Das Preisrecht erlaubt zwar – als Bestandteil der Selbstkosten – einen kalkulatorischen Gewinnaufschlag, sieht aber auch bei manch anderen Kalkulationspositionen Begrenzungen vor.

Der Preisprüfung eines einzelnen Auftrages vorgeschaltet ist regelmäßig auch eine Grundsatzprüfung, mit der die Kalkulationsgrundlagen geprüft und festgestellt werden. Dabei geht es zum Beispiel um marktgängige und preisrechtlich erlaubte Stundensätze. Und es ist kein Selbstgänger, dass die Stundensätze des Unternehmens auch einer Prüfung standhalten.

Das zweite Hindernis ist oft die Einzelpreisprüfung. Hier wird auf Grundlage der Grundsatzprüfung der jeweilige Auftrag unter die Lupe genommen. Die zentrale Frage ist: haben wirklich alle betriebswirtschaftlich verrechneten Positionen auch vor dem öffentlichen Preisrecht Bestand.

Das Ergebnis wird Abweichungen ergeben – das ist sicher. Und diese können sich in beide Richtungen ergeben. Stellt der Preisprüfer einen höheren Preis als den vertraglich vereinbarten fest, bedeutet dies nicht, dass sich das Unternehmen auf eine Nachzahlung freuen darf, da die Selbstkostenpreise regelmäßig vertraglich höchstbegrenzt sind.

Im anderen Fall kommt aber das böse Erwachen: dann wird nämlich der niedrigere festgestellte Preis als korrigierte Auftragssumme festgesetzt und das Unternehmen muss die Differenz an den Auftraggeber zurückzahlen – egal ob mit diesem Auftrag betriebswirtschaftlich gesehen Verlust oder Gewinn gemacht wurde.

Es zahlt sich aus, Know-how in Sachen öffentliches Preisrecht aufzubauen oder einzukaufen, sofern sich Unternehmen mehr als einmal um öffentliche Aufträge, Zuwendungen oder Fördermittel bewerben wollen. Mindeste Voraussetzung ist dabei, für eine ordentliche Vor- und Nachkalkulation und ein spezifisches und intensives Controlling dieser Aufträge zu sorgen.

Dieser Artikel kann natürlich nur ein kurzer Abriss über das Thema sein. Für weitergehende Fragen und Diskussionen steht der Autor gerne zur Verfügung.

*Michael Singer, selbständiger Controller und Experte öffentliche Aufträge. Website: http://www.singer-controlling.de

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