Zur betrieblichen Zielerreichung ist ein funktionierendes Projektmanagement unabdingbar. Durchdachte Maßnahmen unterstützen das Team bei der gemeinsamen Problemlösung und tragen zum erfolgreichen Projektabschluss bei. Gleichermaßen steigt die Relevanz der Projektarbeit in der modernen Arbeitswelt. Daher stellt sich die Frage, worauf effizientes Projektmanagement basiert und welche unterstützenden Maßnahmen zur Zeit- und Kostenersparnis beitragen.
Projektmanagement: definitorische Ansätze und Allgemeines
Projektmanagement bezeichnet eine Reihe von Maßnahmen und Arbeitsschritten, die dazu beitragen, ein Projekt oder eine komplexe Aufgabe möglichst effizient zu bewältigen. Damit stellt das Projektmanagement eine Art Oberbegriff dar. Im Hinblick auf eine allgemeine Definition spielt eine DIN-Norm eine Rolle: die Die DIN 69901:2009-01 („Projektmanagement – Projektmanagementsysteme“). Eines der Definitionskriterien gemäß dieser Norm ist die Einmaligkeit der Bedingungen des Projekts. Bei diesen einmaligen Projekten beinhaltet das Projektmanagement mehrere zentrale Schritte. Dies sind im Wesentlichen die Definition des Projekts, die Realisation, das Projektcontrolling sowie der Projektabschluss.
Die erste Phase dient der Festlegung der Ziele. In diesem Sinne gilt es zunächst, die Ausgangsbedingungen zu analysieren sowie die ersten gröberen Planungsschritte zu definieren. Die Projektrealisation im zweiten Schritt sieht eine präzisere Planung vor. In dieser Phase werden die Teams und Einheiten zur Durchführung des Projekts gebildet. Die Steuerung und Koordination der Teams spielt in diesem Schritt ebenso eine wichtige Rolle. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden je nach Kompetenz der Team-Mitglieder delegiert, bevor die eigentliche Durchführung des Projekts beginnt. Die anschließende Phase des Projektcontrollings hat eine umfassende Erfolgskontrolle zum Ziel. In dieser Phase gilt es, die Ergebnisse zu dokumentieren. An dieser Stelle setzt bei den meisten Projektmanagement-Methoden auch eine Qualitätsmanagement-Überprüfung an. In der abschließenden Phase geht es schließlich um die Abnahme der Projektergebnisse. Am Ende des erfolgreichen Projekts steht die Veröffentlichung der Ergebnisse.
Stellenwert des Projektmanagements im Betrieb
Der Beginn eines Projekts ist oftmals mit einem erheblichen Aufwand hinsichtlich Planung und Koordination verbunden. Hier ist es jedoch lohnenswert, Zeit und Aufwand zu investieren, um den anschließenden Projektablauf umso effizienter zu gestalten. Diese anfänglichen Kosten machen sich bei der Projektrealisation sowie den folgenden Schritten im Projektmanagement bezahlt. Eine exakte anfängliche Planung unterstützt Beteiligte dabei, die Projektziele zu erreichen. Gleichermaßen steigt die Wahrscheinlichkeit, Abweichungen von Projektplänen hinreichend früh zu identifizieren und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten. Durchdachtes Projektmanagement trägt ebenfalls dazu bei, die Motivation der Teammitglieder zu steigern und die Identifikation mit dem Projekt zu steigern. Im Endergebnis bedeutet ein sinnvolles Projektmanagement eine deutliche Zeitersparnis. Fristen und Termine lassen sich sowohl intern als auch extern besser einhalten.
Projektmanagement und Erfolgsvoraussetzungen
Als primäre Grundvoraussetzung eines guten Projektmanagement gilt eine präzise Zieldefinition. Im betriebswirtschaftlichen Projektmanagement kommt hierbei oftmals die SMART-Methode zum Einsatz. SMART steht als Akronym für die Eigenschaften der festzulegenden Ziele. Diese sind spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert. Die Methode unterstützt Team-Mitglieder dabei, Lösungen für das anstehende Projekt zu finden und diese anschließend auf ihren Erfolg hin zu kontrollieren.
Während der gesamten Projektarbeit sollte ein besonderes Augenmerk auf der Kooperation und Aufgabenverteilung liegen. Konfliktmanagement ist in diesem Zusammenhang ein wichtiges Stichwort. Schon im Vorfeld gilt es, mögliche Konflikte und Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen.
In diesem Zusammenhang ist auch ständige Rücksprache mit dem Management von Bedeutung. Auch um die ständige Unterstützung des Teams mit erforderlichen Ressourcen zu gewährleisten, kommt der Kommunikation mit der Führungsebene eine zentrale Rolle zu.
Hilfsmittel und Outsourcing
Ein wesentlicher Beitrag zur Unterstützung eines Projekts liegt in der Auslagerung von Support-Aufgaben. Bestimmte Maßnahmen sind dazu geeignet, in die Hände externer Dienstleister delegiert zu werden.
Weitere Unterstützung bieten Software-Lösungen für das Projektmanagement. Dank Standardisierungen und Vorlagen werden insbesondere die vielen wiederkehrenden Arbeitsschritte rationalisiert. Zudem tragen Vorlagen dazu bei, die Fehleranfälligkeit zu senken.
Für die Auslagerung eignen sich etwa telefonische Erreichbarkeits-Lösungen. Der virtuelle Büro- und Telefon-Dienstleister ebuero bietet speziell ausgebildete Mitarbeiter, die Anfragen im Projekt entgegennehmen und Rückrufe vereinbaren können. Ein Vorteil dieser Services besteht in der transparenten und leistungsbezogenen Abrechnung.
Fazit
Zu den wichtigsten Eckpfeilern eines gelingenden Projektmanagements gehören eine präzise Zieldefinition, klare Rollenverteilungen und Aufgabendelegation sowie fortdauernde Kommunikation sämtlicher Beteiligter. Unterstützung finden Projektmanager und Teams in Software-Lösungen sowie in der Inanspruchnahme externer Dienstleister für Support-Aufgaben wie etwa die telefonische Erreichbarkeit.
Beitrag mit freundlicher Unterstützung von ebuero
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