Auf Existenzgründer warten lange vor der Geschäftsaufnahme viele Herausforderungen – eine davon ist die Einrichtung eines funktionierenden Büros. Das ist schwieriger, als es auf den ersten Blick zu sein scheint! Denken Sie daran, dass Sie und Ihre Mitarbeiter viel Zeit im Büro verbringen werden. Studien zeigen, dass die Arbeitsumgebung die Produktivität stark beeinflusst. Bedenken Sie auch, dass Ihr Büro technisch alle Anforderungen an ein modernes Unternehmen erfüllen muss und seien Sie sich immer im Klaren, welches Bild Sie Ihren Geschäftskunden nach außen vermitteln wollen.
Was gehört zur essenziellen Büroausstattung?
Wenn Sie Ihr Büro planen, sollten Sie sich vor Augen halten, was wirklich alles zu Büroeinrichtung gehört.
- Das Mobiliar. Hierzu gehören Schreibtische, Bürostühle, Rollcontainer, Regale, Tische für Besprechungen und passende Stühle.
- Die Geräte. Sie brauchen Computer, Drucker, Scanner, Telefon und ein Faxgerät.
- Das Büromaterial. Denken Sie an Drucker- und Kopierpapier, Heftzettel, Stifte und kleinere Dinge wie Büroklammern, Pin-Nadeln und Heftklammern.
- Die Raumausstattung. Auch Tapeten und Auslegware, Bilder, Pflanzen und Dekoration gehören zur Büroausstattung.
Bevor Sie die einzelnen Dinge besorgen, sollten Sie sich eine detaillierte Liste machen. Hilfreich sind dabei etwa Checkliste, wie diese vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft. Setzen Sie dabei Prioritäten und legen Sie fest, was Sie in Ihrem und im Interesse ihrer Mitarbeiter unbedingt besorgen müssen. Es hilft nicht, auf qualitativ hochwertige Schreibtische und Bürostühle zu verzichten – wenn Sie hier billig kaufen, sparen Sie an dem falschen Ende. Besorgen Sie daher zunächst die kostenintensiveren Materialien und Einrichtungsgegenstände, dann können Sie entscheiden, wie Sie den Rest des Budgets verwenden. Investieren Sie in gute Technik. Die reibungslose Kommunikation, sichere Netzwerke und moderne Computer sind heute so etwas wie die Überlebensgarantie für ein Unternehmen.
Denken Sie daran, die Anfangsausstattung in der Finanzplanung zu berücksichtigen. Wenn die Barmittel (noch) zu knapp sind, kann man über die Finanzierung nachdenken oder Teile der Ausstattung leasen.
So hilft der Fiskus
Die Büroeinrichtung gehört zur Geschäftsausstattung. Sie müssen deshalb die Kosten für die Planung und die Einrichtungsgegenstände in die Kosten für die Gründung eingliedern, damit die Firma ihren Geschäftsbetrieb starten kann. Die Kosten für die Gründung gehören zum Kapitalbedarf eines Gründers. Sie müssen in den Businessplan unter dem Punkt Finanzplan aufgenommen werden. Abschreibungen für die Ausstattung fließen direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese können bei der Steuererklärung direkt geltend gemacht werden und drücken im Jahr nach der Gründung die Steuerlast.
Denken Sie vor dem Start unbedingt auch an die Sicherheit: Sie müssen nicht nur sich selbst als Gründer, sondern auch Ihre Mitarbeiter und Kunden absichern. Welche Versicherungspolicen dabei für Sie und Ihre Firma wichtig sind, sollten Sie bei einer Beratung zur Existenzgründung erfragen. Erfahrungsgemäß sind eine Haftpflichtversicherung für den Firmengründer, Unfallversicherungen für die Mitarbeiter und andere spezielle Policen, je nach Branche und Kundenkontakt, existenziell wichtig.
Die aktuellen Trends im Büro
Übrigens geht der Trend bei Büroeinrichtungen ganz klar wieder zurück zur Natur. Wie das in Ihrem Büro aussehen kann, zeugt Ihnen der KAISER+KRAFT-Planungsservice. Er setzt Ihre Ideen und Vorstellungen für Ihr Büro um und visualisiert sie. So können Sie sich im wahrsten Sinne des Wortes ein Bild von Ihrem zukünftigen Büro machen und sofort sehen, welche Vorstellungen aufgehen und welche nicht.
Zum CAD-Planungsservice von KAISER+KRAFT gehören neben der Feststellung des Ausgangszustandes eine umfangreiche Beratung zu den einzelnen Einrichtungslinie, den Produkten und ihren Farben. Geplant wird nach aktuellen Richtlinien und Normen; jedes Angebot ist individuell und auf Kundenwünsche abgestimmt. Der Einrichtungsexperte KAISER+KRAFT begleitet das Projekt auf Wunsch bis zur kompletten Abnahme!
Mit freundlicher Unterstützung von KAISER+KRAFT.
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