Wenn die laufende All-IP-Umstellung eine Modernisierung der vorhandenen Telefonanlage erforderlich macht, kommt als Alternative eventuell auch eine virtuelle TK-Anlage in Betracht. Unternehmen sollte diese Option auf jeden Fall kennen und in ihre Überlegungen mit aufnehmen.
Gastbeitrag von Hannes Rügheimer*
Derzeit läuft die große Umstellung der Technik von Telefonanschlüssen: Konventionelle ISDN- und Analoganschlüsse werden nach und nach von den Telekommunikationsanbietern abgeschaltet und durch das modernere All-IP ersetzt. Der Marktführer Telekom will diese Umstellung bis Ende 2018 abgeschlossen haben – danach soll es keine ISDN-Anschlüsse mehr im Netz der Telekom geben. Andere Anbieter verfolgen ähnliche Zeitpläne. Geschäftskunden vom Finanzberatungsbüro über die Bankfiliale bis hin zur Unternehmenszentrale stehen deshalb vor der Aufgabe, ihre vorhandene Telefontechnik zu überprüfen und an die neuen technischen Gegebenheiten anzupassen.
Wird bislang eine eigene Telefonanlage im Unternehmen genutzt, gilt es zu prüfen, mit welchem Aufwand und welchen technischen Maßnahmen diese von ISDN auf All-IP umgestellt werden kann. Zwar lassen sich auch ältere Anlagen mit einem Adapter an den neuen Anschlusstyp anpassen, doch dies ist in der Regel nur eine Zwischenlösung, mit der sich Unternehmen Zeit und Flexibilität kaufen können. Denn mit der beschriebenen Lösung kann zwar weiter telefoniert werden – doch die technischen Vorteile, die All-IP durchaus bietet, bleiben den Nutzern verwehrt. Weder die höhere Sprachqualität durch „HD-Voice“ noch die Integration von Audio/Video-Konferenzlösungen oder mit Web-Diensten etwa zur Konfiguration des Anschlusses stehen dann zur Verfügung.
Wenn über kurz oder lang eine Erneuerung der vorhandenen Telefonanlage erforderlich wird, sollten Interessenten auch eine oft weniger bekannte, aber dennoch interessante weitere Variante prüfen: eine virtuelle Telefonanlage. Die Vermittlungstechnik, die bislang als Hardware in der Telefonanlage steckte, wandert bei solchen Lösungen als Software in ein Rechenzentrum. Das Prinzip ist ähnlich wie bei der Virtualisierung von Servern. Virtuelle oder Cloud-Telefonanlagen gibt es von darauf spezialisierten Anbietern wie NFON, Placetel oder Toplink wie auch von den klassischen Festnetzbetreibern wie Telekom, O2 oder Vodafone.
Vermittlungsfunktionen aus dem Rechenzentrum
Während lokale Telefonanlagen oft spezifische Nebenstellentelefone benötigen, kommen bei Cloud-Anlagen standardisierte IP-Telefone zum Einsatz. Sie sind als Tischtelefone, Schnurlostelefone oder auch als sogenannte Softphones erhältlich. In letzterem Fall werden die Nebenstellen-Telefone per Software realisiert, zum Beispiel auf dem Arbeitsplatz-PC des Mitarbeiters. Zum eigentlichen Telefonieren dient dann üblicherweise ein schnurgebundenes oder schnurloses Headset.
In jedem Fall sind die Nebenstellen wie Computer oder andere IT-Geräte über das Netzwerk des Unternehmens an ihre virtuelle Telefonanlage angeschlossen. Spezielle Telefonanschlüsse sind nicht mehr erforderlich. Alle Funktionen, die in Telefonanlagen zu finden sind, werden dann vom Server im Rechenzentrum realisiert. Dazu zählen Standard-Funktionen wie Rufumleitungen oder Telefonkonferenzen ebenso wie speziellere Features etwa für den Call-Center-Betrieb oder die sogenannte „Chef-Sekretariat-Funktion“, bei der ein „Chef“ seinem Sekretariat seine aktuelle telefonische Verfügbarkeit signalisieren kann. Als IP-basierte Systeme arbeiten Cloud-Telefonanlagen zudem eng mit Audio/Video-Conferencing-Plattformen beziehungsweise „Unified Communications“ zusammen. Bei fast allen Anbietern lassen sich auch Mobiltelefone als Nebenstellen in die Anlage integrieren und dann über interne Durchwahlnummern erreichen oder per „Parallelruf“ mit im Unternehmen installierten Nebenstellentelefonen koppeln. So bleiben Mitarbeiter für Kunden oder Geschäftspartner auch unterwegs unter ihrer Festnetzdurchwahl erreichbar. Bei vielen Lösungen lässt sich sogar einstellen, dass bei einem abgehenden Anruf vom Handy aus im Display des angerufenen Kunden die Festnetzdurchwahl des Anrufers erscheint. Wer auf diese Funktion besonderen Wert legt, sollte sich das Lösungsangebot des Netzbetreibers näher anschauen, bei dem die geschäftlichen Mobilfunkverträge laufen.
Gut kalkulierbare Kosten und flexible Vertragsoptionen
Für eine virtuelle Telefonanlage sind außer einem schnellen Internetzugang, einem geeigneten lokalen Netzwerk und passenden Endgeräten keine weiteren Voraussetzungen nötig – schon kann man im gesamten Unternehmen telefonieren und die gerade beschriebenen Funktionen nutzen. Cloud-Telefonanlagen werden über eine monatliche Gebühr pro Nebenstelle abgerechnet. Diese Kosten liegen je nach Anbieter und Anzahl der gebuchten Nebenstellen in der Größenordnung von 3 bis 25 Euro pro Monat und Nebenstellen – abhängig auch davon, ob auch gleich ein Sprachtarif mit Auslandsflatrates oder ähnlichen Merkmalen enthalten ist. Zusatz- oder Sonderfunktionen wie eFax oder Vermittlungsplatz-Funktionen kosten extra. Typische Angebote beginnen bei fünf Nebenstellen und reichen bis zu mehreren hundert Nebenstellen. Üblicherweise erweitern die Anbieter sogar von Zeit zu Zeit den Funktionsumfang ihrer Systeme, ohne dafür Updatekosten oder andere Aufpreise zu verlangen. Gegenüber typischen Leasing- und Serviceverträgen für Telefonanlagen ergibt sich so in der Regel ein Kostenvorteil – zumal die Kosten klar kalkulierbar und steuerlich sofort absetzbar sind. Und die Telefonanlage bleibt immer up to date.
Ein weiterer Vorteil von Technik und Abrechnungsmodell ist, dass sich die Anzahl der Nebenstellen flexibel an den tatsächlichen Bedarf anpassen lässt. Die meisten Anbieter von Cloud-Telefonanlagen gewähren ihren Kunden, die gebuchten Nebenstellen von einem Monat auf den nächsten sowohl nach oben als auch nach unten anzupassen. Solche Änderungen kann der Kunde in der Regel selbst über die Admin-Oberfläche der Cloud-Telefonanlage vornehmen.
Auch Wartung und Systemadministration sind in den monatlichen Kosten enthalten – was die IT-Abteilung beziehungsweise die eigenen Mitarbeiter entlastet und auch die Beauftragung externer Service-Dienstleister überflüssig macht.
Ihre Vorteile spielen virtuelle Telefonanlagen vor allem bei Unternehmen mit dezentralen
Strukturen und hoher Mobilität aus. Unternehmen, die weder Geld noch Personal in den Betrieb ihrer Kommunikationstechnik investieren wollen und sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren möchten, bieten Cloud-Anlagen eine attraktive Lösung mit fairem und planungsfreundlichem Tarifmodell.
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*Dieser Artikel wurde vom externen Autor Hannes Rügheimer bereitgestellt
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