Getriebene Führungskräfte: Keine Zeit für Konzepte

by delsn on 5. Januar 2009

pareng Julius and Mario

Hektik im Büro

Die permanente Erreichbarkeit durch Internet  und Blackberry hat die Arbeitswelt verändert. Wissensarbeiter werden vielfach täglich von der Arbeit ablenkt durch störende E-Mails, unnötige Besprechungen, Telefonate oder  spontane Besuche. Die traditionellen Regeln der Zeiteinteilung funktionieren heute nicht mehr.

Wenig geschrieben wird darüber, was das für die konzeptionelle Arbeit von Führungskräften bedeutet und was man dagegen tun kann. Damit hat sich ein Beitrag in der Januar Ausgabe von Lufthansa Exclusive (online nicht verfügbar) befasst. In dem Artikel geht es nämlich um die mangelnde Zeit für konzeptionelle Arbeit.

Zwölfstundentage, aber keine Zeit zum Arbeiten: Mitarbeitergespräche, Telefonanrufe, Besprechungen, Dienstreisen, Verwaltungskram und E-Mails ohne Ende. Manager finden keine Ruhe mehr beim Arbeiten. Für strategische Arbeit bleibt so kaum Zeit. Die Qualität von Konzepten leidet erheblich darunter, wenn überhaupt konzeptionell gearbeitet werden kann. „Manager leben in einem Aktionsmilieu, in dem die Tyrannei des Dringlichen vor dem Wichtigen herrscht“, sagt Managementcoach Uwe Böning dem Magazin. Und um ihrem hohen Leistungsanspruch gerecht zu werden, überfrachten sich Manager bewusst oder unbewusst mit Terminen, Meetings und Aktionen.

Laut Studien beschäftigen wir uns im Schnitt eineinhalb Stunden am Tag mit dem Lesen und Versenden elektronischer Briefe. Büroarbeiter verbringen sogar bis zu einem Viertel ihrer täglichen Arbeit mit dem Leeren des Posteingangs. Was ursprünglich dazu gedacht war, Kommunikation zu er leichtern, sorgt heute oft für Stress.

Viele Führungskräfte verlieren sich außerdem im Kleinklein, bestätigt Klaus North, Professor für Internationale Unternehmensführung am Fachbereich Wirtschaft der Fachhochschule Wiesbaden in dem Magazin. Eine Erfahrung, die viele Führungskräfte bestätigen werden.

Und so ist auch schnell die Basis für Stress geschaffen. „Stress entsteht dann, wenn wir der Meinung sind, dass wir bestimmte Ansprüche nicht erfüllen können“, sagt Ruth Limmer, Professorin an der Georg-Simon-Ohm-Hochschule in Nürnberg. „Es gibt kein Ereignis, das von verschiedenen Menschen gleich bewertet wird“, erzählt die Psychologin. Jeder Mensch erlebe dieselbe Situation völlig anders und fühle sich dadurch unterschiedlich gestresst. Limmer spricht lieber von fehlender Eigenverantwortung. Vor allem, wenn Alltagssituationen stets in dieselbe Sackgasse führen und wir nicht bereit sind zu prüfen, was wir selbst tun können, um den Stress zu verhindern.

Das klassische Prioritätenmanagement  empfiehlt, gleichartige Tätigkeiten möglichst zu  bündeln, damit man sich nicht jedes Mal neu einarbeiten muss, ist in der Januar Ausgabe von Gehirn und Geist zu lesen. Weiter heißt es dort: „Außerdem solle man seine Aufgaben streng nach Wichtigkeit ordnen und entsprechend ablegen: Priorität A, Priorität B und so weiter. Die wichtigsten Dinge gilt es dann als Erstes zu erledigen und zwar zu einem Zeitpunkt, an dem die Leistungskurve im Zenit und man selbst ungestört ist.“

Allerdings lassen sich all diese Vorgaben von Menschen, die in ständigem Kontakt mit anderen stehen und äußeren Einflüssen ausgeliefert sind, nie richtig umsetzen – egal, wie früh man morgens anfängt oder wie viel Pufferzeit für Unvorhergesehenes eingeplant ist.

Als Produktivitätskiller Nummer eins sieht North den falschen Umgang mit den Kommunikationsmedien. Aus Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, verfranzen sich viele Angestellte und Führungskräfte. „Wilfing“ ist der „Fachbegriff“ dafür, die Kurzform für  „What was I looking for? Man will nur schnell etwas googeln, schon wird man von Link zu Link weitergeleitet – bis man zum Schluss nicht mehr weiß, was man eigentlich sucht.

Kreative Ideen können so nicht entstehen. Sich Zeit entsprechend freizuschaufeln ist auch nicht immer einfach, meist sogar unmöglich oder?

Nein, es geht, man muss es nur wollen und sich entsprechende Freiräume schaffen. Dazu gehört auch, dass man nicht ständig für alle erreichbar sein muss. So führt Lufthansa Exclusive das Beispiel eines Managers an, der sich bewusst Konzeptzeiten in seinen Kalender einträgt:  „Handy, Laptop aus, Telefon umstellen, Assistentin briefen, Ohren zuklappen und volle Konzentration,“ so kann es gehen. Und dafür muss man nicht im Vorstand sein, sondern kann dies auch auf anderen Führungsebenen erreichen.

Als Führungskraft und insbesondere als Geschäftsführer und Vorstand sollte man schnell Abstand nehmen von der Vorstellung, alles wissen und entscheiden zu können. Die Aufgaben der Top-Führungskräfte sind so vielfältig und umfassend, dass sie unmöglich alle notwendigen Entscheidungen persönlich treffen können. Hier ist Delegation gefragt, aber auch Einfluss über indirekte Instrumente statt über direkte, wie Porter et. al schreiben (siehe Literatur). “ Dazu gehört auch, eine klare, leicht verständliche Strategie zu formulieren, stringente Strukturen und Prozesse in den Bereichen Führung, Information und Anerkennung aufzusetzen … “ Ebenso wichtig ist es, das richtige Managementteam auszuwählen und es zu führen. Auf diese Weise kann die Last auf mehrere Schultern verteilt werden.

Es gehört aber auch dazu, eine akzeptierte Antwortkultur zu schaffen. Das gilt insbesondere für E-Mails. Meist haben wir den Eindruck, den Absender nicht warten lassen zu dürfen. Viele haben sich daran gewöhnt, dass elektronische Post so schnell wie möglich bearbeitet wird: Untersuchungen zeigen, in Deutschland gilt es als unhöflich, wenn man eine geschäftliche E-Mail nicht binnen 24 Stunden beantwortet. In den USA wird der Absender schon nach drei Stunden ungeduldig.

Arbeitspsychologen zufolge reicht es völlig aus, zweimal am Tag seine E-Mails abzurufen. Man sollte auch nicht gleich morgens als Erstes in das virtuelle Postfach schauen – was laut Studien knapp 80 Prozent aller E-Mail-Nutzer tun. Denn danach ist der Kopf nicht mehr frei für das, was man eigentlich tun wollte. Der ganze Tagesablauf wird blockiert, weil man erst einmal nur damit beschäftigt ist, die Flut an Nachrichten abzuarbeiten. Außerdem ist bei vielen Menschen die Leistungskurve morgens hoch und sollte diese Zeit besser für konzeptionelle Aufgaben reservieren.

Brigitta Ernst gibt dann aber den Hinweise: „Versuchen Sie die Mails dann aber auch gleich komplett

abzuarbeiten, sofort nach dem Lesen.  Dann haben Sie den Vorgang parat und müssen sich nicht zusätzlich etwas notieren oder im Kopf behalten. Sie machen es einfach – und die Sache ist erledigt. Und versuchen Sie dabei nicht übertrieben perfektionistisch zu sein.“

Literatur

Brigitta Ernst, Was du heute kannst besorgen …, in Gehirn und Geist, Heft 1-2/2009, S. 68 ff (nur offline verfügbar oder gegen Gebühr)

Lufthansa Exclusive, Ausgabe 1/2009 (offline verfügbar)

Michael E. Porter et al., Was erwartet Sie hinter Tür Nummer eins? in: Harvard Business Manager 4/2005, S. 2 ff. (nur offline verfügbar oder gegen Gebühr)

Arbeitsbelastung Immer mit der Ruhe

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