Das Fraunhofer-Institut hat eine Umfrage gestartet, in der es um die Produktivität in Büros geht. Das Ergebnis: Büros mit einem hohen Digitalisierungsgrad arbeiten effizienter, leisten also unterm Strich mehr.
Büros, die überwiegend papierlos arbeiten und sich voll und ganz auf die Digitalisierung einlassen, sind damit klar im Vorteil. Sie erreichen höhere Umsätze und erwirtschaften im Vergleich zu Betrieben mit herkömmlich geführten Büros stabilere Gewinne. Die Studie fokussierte sich bei ihrer Umfrage auf die Gründe, die für die Digitalisierung im Büro sprechen und beschäftigte sich auch mit den Hindernissen, die Betriebe von der Digitalisierung abhalten. Wissenswertes zum Thema Digitalisierung im Büro und warum sie in aller Munde ist, ist jetzt Thema.
Abbildung 1: Zeitung lesen ohne Papier – das ist durch die Digitalisierung möglich.
Veränderte Hard- und Software für digitale Arbeitsprozesse
Um überhaupt die Chance zu haben, an digitalen Prozessen teilzunehmen, muss die Hardware im Büro auf den Prüfstand gestellt werden. Nur, wenn die PCs nebst Peripheriegeräten technisch auf dem neuesten Stand sind, klappt es auch mit der Digitalisierung. Allerdings müssen Unternehmen nicht sofort in Aktionismus verfallen und ihre Computer austauschen – das wäre betriebswirtschaftlicher Unsinn. Vielmehr ist es nötig, die Ausstattung auf ihre Tauglichkeit zu prüfen und überlegt durch einzelne Komponenten zu ersetzen oder zu ergänzen.
Um digital arbeiten zu können, müssen Endgeräte wie PC, Notebook und Smartphone Zugriff auf die Peripheriegeräte haben. Dazu gehören WLAN-Router, Drucker, Scanner, Faxgerät – wobei das zuletzt genannte quasi kaum noch anzutreffen ist. Stattdessen arbeiten schon heute die meisten Büros mit PC-gestützten Faxdiensten, die den Versand am PC ohne Ausdruck des Papiers ermöglicht.
Zur typischen Hardware in einem Büro gehören, wie erwähnt, PC inklusive Eingabe- und Zeigegeräte sowie Drucker und Telefon. Digitalisierung bedeutet, dass ein Büro weitgehend papierlos funktioniert. Dennoch darf ein Drucker nicht fehlen, denn in vielen Büros ist es aus Haftungsgründen oder aufgrund organisatorischer Anforderungen erforderlich, bestimmte Dokumente zu drucken. Dazu gehören zum Beispiel Architektur- und Ingenieurbüros, Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien oder Arztpraxen und Transportunternehmen.
Bei der Anschaffung eines neuen Druckers sollten Betriebe in Hinblick auf die Digitalisierung und unter Beachtung des Effizienzgedankens grundsätzlich darauf achten, dass das Endgerät möglichst vielseitig einsetzbar ist. Netzwerkfähige Multifunktionsgeräte, die zudem die passenden Schnittstellen wie USB aufweisen und auch über WLAN und/oder Bluetooth angesteuert werden können, eignen sich in vielen Fällen und sind eine vorausschauende Anschaffung für kleine und mittlere Büros.
Abbildung 2: Vom Smartphone aus drucken oder faxen ist mit dem richtigen Drucker unkompliziert machbar. Das spart viel Zeit.
Der Vorteil der Multifunktionsgeräte ist, dass sie zum Scannen, Faxen, Kopieren und Drucken geeignet sind. Damit decken sie 4 Funktionen in nur einem Gerät ab. Weisen sie die entsprechenden Schnittstellen auf, können sogar Druckaufträge kabellos übertragen werden. Das spart Zeit, senkt die laufenden Personalkosten und steigert die Produktivität. Aufgrund der Digitalisierung der Vorgänge fallen zeitaufwendige Zwischenschritte weg und die digitalisierten Aufgaben lassen sich somit effizient erledigen.
Selbstbestimmtes Arbeiten ist der große Vorteil der Digitalisierung
In einem digitalisierten Betrieb genießen Mitarbeiter eine ganze Reihe von attraktiven Vorteilen, die den Arbeitsplatz interessant machen. Da sie in vielen Belangen nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind und ihnen mehrere Bearbeitungswege offenstehen, können Mitarbeiter selbstbestimmt arbeiten. Abgesehen davon schenkt die Digitalisierung ein großes Maß an Flexibilität. Hauptgrund dafür ist, dass die Daten zentral aufbewahrt werden und mit dem entsprechenden (Internet-) Zugang kann jeder von jedem Ort aus zugreifen. Für viele Arbeitsplätze bedeutet das, dass eine Aufgabe zu Hause, im Betrieb oder auch morgens im Zug bearbeitet werden kann – im Prinzip ist die Bearbeitung von jedem Ort mit Internetzugang möglich. Alles, was es braucht, ist ein mobiles, internetfähiges Endgerät.
Die neue Flexibilität ist Fluch und Segen in einem, denn sie beinhaltet das Risiko, dass Mitarbeiter rund um die Uhr tätig sind bzw. sein könnten. Und so kann der Vorteil in einen Nachteil umschlagen, denn der permanent mögliche Zugriff bedeutet auch, dass Mitarbeiter ständig auf Abruf erreichbar sind – oder sein müssen. Das bedeutet Stress, der wiederum kontraproduktiv für die Leistungsfähigkeit ist.
Digitalisierung in aller Munde
Digitalisierung ist ein großes politisches Thema. Es gibt Förderprogramme, die die Entwicklung von Software für den öffentlichen Dienst bezuschussen, die digitale Dienste für Bürger bereitstellen. Je mehr der mündige Börger selbstständig erledigt, desto geringer ist der Aufwand in der Stadtverwaltung – so zumindest der Grundgedanke. Ob sich das bewahrheitet, sei dahingestellt. Fakt ist allerdings, dass wir uns aktuell im Umbruch befinden. Die Digitalisierung ist ein Meilenstein und wird im Rückblick voraussichtlich ähnlich wichtig werden, wie die Erfindung des Mobiltelefons.
Digitalisierung verändert die Wirtschaft, zeigt eine Studie von bitcom. Sie verändert auch unseren Alltag, sei es durch das Smarthome, mobiles Internet, digitale Flugtickets und Bahnkarten oder durch diverse Bezahldienste im Internet, die inzwischen fast vollständig ohne menschliches Zutun auskommen. Sogar die digitale Währung Bitcoin existiert und ersetzt Geldscheine und Münzen in unseren Portmonees.
Die Konsequenzen der Digitalisierung lassen sich noch nicht überblicken
Bei den vielen Chancen, die die Digitalisierung für findige Köpfe und interessierte Verbraucher bereithält, bringt sie doch auch einige Konsequenzen mit sich, deren Ausmaß vielen nicht bewusst ist.
· Arbeitsplätze verschwinden. Alles, was sich digitalisieren lässt, wird digitalisiert werden. Buchhalter, Sachbearbeiter, Servicepersonal und andere Berufsbilder verschwinden nach und nach aus dem Alltag. Damit wird das Leben und Arbeiten wesentlich unpersönlicher.
· Die digitalen Währungen und Bezahlmöglichkeiten ersetzen weitgehend Bargeld. Menschen benötigen daher weder Geldbörse, noch Geldkarten. Auch Hersteller von haptischen Produkten verschwinden zugunsten neuer Firmen.
Die Umbruchphase kostet Arbeitsplätze auf der einen Seite und sie bietet auf der anderen Seite innovativen Köpfen eine Einstiegsmöglichkeit in neue Berufe. Auf der Strecke bleiben voraussichtlich diejenigen, die sich mit der Digitalisierung nicht anfreunden können.
Quelle:
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