Die meisten Projekte verlaufen weder in Time und Budget noch kommt das heraus, was sich die Auftraggeber erwarten. Diese Erkenntnisse sind weder neu noch originell. Die Begründungen dafür sind die üblichen Verdächtigen, wie mangelnde Planung, schlechte Zielformulierung, nicht ausreichenden Ressourcen oder mangelhafte Projektkommunikation (siehe dazu z.B. diese Metastudie). In der Praxis helfen diese Erkenntnisse kaum weiter, weil sie keine praktikablen Hinweise auf Änderungsansätze und umsetzbare Handlungsanweisung enthalten.
Für originell und praxisnah dagegen halte ich die Ergebnisse einer Untersuchung, die die Unternehmensberatungen Dr. Ihde und Partner und TriSolutions herausgearbeitet haben. Da ich beide Gesellschaften kenne und mit ihnen beruflich zusammenarbeite, darf ich einige Ergebnisse aus dieser für die Praxis bedeutsamen Studie weiterreichen (zur Anforderung der Studie siehe unten). So zeigen die Schlussfolgerungen aus der Untersuchung, welchen Einfluss das Top-Management auf den Projekterfolg durch vergleichsweise einfach Anweisungen nehmen kann.
Zentrales Thema der 27 Seiten umfassenden Zusammenfassung der Projektstudie ist die Frage, mit welchen Optimierungsmaßnahmen bei der Risikobeurteilung der Kalkulationen von Projekten und Business Cases die Planungssicherheit für die Budgets, Termine und Ergebnisse erhöht werden kann. Dazu haben die Berater u.a. fünf in der Praxis wichtige Erfolgsfaktoren für Projekte auf ihre Auswirkungen auf den Projekterfolg untersucht: Entscheidungsvorlage, Risikoanalyse, Risikokultur, Risiko-Erfahrung, Software-Tool.
Mit einfachen Maßnahmen zur Verbesserung der Risikobeurteilung und einer angemessenen Risikokultur lässt sich die Plantreue stark verbessern: Nachbudgetierungen können bspw. um bis zu 40% reduziert werden, Termin- und Ergebnistreue ähnlich deutlich.
Eine für die Planung von Projekten spannende Frage ist, ob es sich lohnt, Risiken von Projekten systematisches zu identifizieren und einzukalkulieren. Der Ansatz, Risikoereignisse systematisch quantitativ zu bewerten und dann direkt in der Kalkulation einzubeziehen, geht mit einer deutlichen Verbesserung einher, vor allem bei Budget- und Termintreue. So wurde festgestellt, dass es 30% weniger Nachbudgetierungen und 28% weniger Verzögerungen im Vergleich zu Unternehmen gibt, wo auf dieses Vorgehen verzichtet wird .
Interessant, dass einfache Risikopauschalen die Plantreue nicht verbessern. Erklärt wird dies mit der fehlenden Basis für die Bildung einer Pauschale, wenn keine systematische Risikoidentifikation vorliegt. Weiterhin hilft die Verwendung „einfacher“ Mathematik wie Bildung von Durchschnittswerten bei Wahrscheinlichkeiten, durch die sich Einzelrisiken rasch ungünstig verstärken können, nicht verlässlich weiter.
Auch das sogenannte Hinrechnen von Ergebnissen macht sich stark negativ bemerkbar und sollte unterbunden werden. Unternehmen, bei denen ein Hinrechnen ausgeschlossen wird, unterliegen 38% weniger Nachbudgetierung, 51% weniger Verzögerungen und 47% weniger Ergebnisverfehlung. Im Übrigen ist auch die Abbruchquote von Projekten nur halb so groß, wenn die Budgets nicht “hingerechnet” werden.
Weniger überraschen dürfte, dass Projekte in Unternehmen mit einer nicht offenen und ehrlichen Risikokommunikation schlechter abschneiden. Bemerkenswert dagegen, dass eine Entscheidungsvorlage mit wahrscheinlichkeitsbewerteten Ergebnissen und viel Platz zur Risikodarstellung mit positiven Effekten auf das Projektergebnis verbunden ist. Die Autoren der Studie fragte nämlich den zur Verfügung gestellten Platz auf der Entscheidungsvorlage für die Risikobeschreibung ab.
Für das Management zieht die Studie ganz praxisnahe Schlussfolgerungen, von denen ich hier einige (aber nicht alle) zitiere. Diese und weitere Empfehlungen zeigen, dass Budget, Termin- und Ergebnistreue deutlich besser sind, wenn bestimmte Vorgaben berücksichtigt werden:
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Durchführung von Risiko-Analysen zur Identifizierung, Quantifizierung und Einrechnung von Risiken in die Kalkulation anstelle pauschaler Zuschläge
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Systematische Nutzung von Risiko-Erfahrungen in der Kalkulation
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Offene, ehrliche, aktive, „rechtzeitige“ Risiko-Kultur
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Unterbindung des „Hinrechnens“ von Kalkulationen in gewünschte Richtung
Dr. Ihde und Partner versenden die Studie kostenlos. Sie kann angefordert werden über diese Seite.
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