Die Single Euro Payments Area (SEPA) wirft einen langen Schlagschatten auf die Unternehmen. Am Montag hatte ich hier einen Beitrag zu einem Spezialthema ohne das künftige Lastschriftverfahren überhaupt zu erklären. Das Interesse daran war ausgesprochen hoch. Ich beleuchte daher in zwei weiteren Beiträgen wichtige Grundzüge der künftigen SEPA-Lastschriften.
Ich hatte bereits angedeutet, bei Lastschriften müssen sich Unternehmen auf erhebliche Veränderungen einstellen, weil sie zum Teil tief die Unternehmensprozesse berühren und umfangreichere IT-Anpassungen erfordern. Einige Unternehmen, die sich bereits mit der Umstellung auf SEPA-Lastschriften befasst haben, fragen sich außerdem, ob die Lastschrift künftig überhaupt noch ein gängiges Zahlungsverfahren sein kann.
Die neuen Lastschriftverfahren SEPA Core Direct Debit für Privatkunden und SEPA Business to Business Direct Debit für Firmenkunden müssen spätestens ab 1.1.2014 verwendet werden (siehe dazu auch Rechtliche Grundlagen). Bis zum 31.1.2014 erteilte Lastschriften werden grundsätzlich automatisch umgestellt ohne dass der Lastschriftgeber noch einmal zustimmen muss. Dies gilt allerdings nicht für Abbuchungsaufträge. Abbuchungsaufträge fallen weg und müssen nach den neuen SEPA-Vorgaben ersetzt werden.
Neu ist die Mandatsverwaltung
Für Einzugsermächtigungen nach SEPA erteilt der Zahlungspflichtige künftig ein sogenanntes Mandat (auch SEPA-Lastschriftmandat genannt) mit exakt definierten Formschriften. Dabei handelt es sich um eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen und eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Ein Beispiel, welche Bestandteile ein Mandat erhalten muss, findet man in dieser Broschüre.
Mandate müssen schriftlich vorliegen. Dies stößt vor allem im Onlinehandel auf großes Unverständnis, denn Einzugsermächtigungen werden hier ausschließlich elektronisch erteilt. Das Lastschriftverfahren steht hier vor dem Aus, wenn die Regelungen nicht noch angepasst werden, denn kein Kunde wird dieses Verfahren wählen, wenn er nach einer Online-Bestellung ein Formular ausdrucken, unterschreiben und dann per Post an den Dienstleister senden muss.
Aus Bankenkreisen hört man dazu, dass man zwar nicht prüfen werde, ob ein schriftliches Mandat vorliege, das Risiko ist aber, dass dann eine Lastschrift nicht sepa-konform ist und dann länger zurückgegeben werden kann (Details dazu habe ich am Montag hier ausführlich beleuchtet). Außerdem, darauf weisen Banken hin, verlangen die “Bedingungen für den Lastschrifteinzug” (Beispiel hier) schon heute eine “schriftlicher Einzugsermächtigung”.
Die schriftliche Mandatsvorlage gilt übrigens auch für automatisch umgestellte Lastschriften. Die Weiternutzung bestehender Lastschriftaufträge ist aufgrund der im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland zwar möglich. Zwingend erforderlich ist aber dazu, dass sie schriftlich, in reproduzierbarer Form vorliegen; andernfalls müssen sie neu als SEPA-Mandat zu vereinbart werden. Für Unternehmen kann dies einen großen Aufwand (oder alternativ ein höheres Risiko) bedeuten.
Mandate sind im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate bis nach letztem Einzug in gesetzlich vorgeschriebener Form aufzubewahren. Und die Mandate verfallen, wenn sie 36 Monaten nicht für Zahlungen genutzt werden.
Neue Informationspflichten und Fristen
Aber damit endet der Aufwand für Unternehmen noch längst nicht. Kunden müssen in Textform[DE1] bei Übernahme bisherigen Lastschriften in Mandate darüber unterrichtet werden. Dazu müssen Unternehmen ihnen die eigene Gläubiger-ID und eine Mandatsreferenz mitteilen. Die 18-stellige „Gläubiger-ID“ ist eindeutig und wird von der Bundesbank vergeben[DE2] (Antragsformular hier). Die Mandatsreferenz“ umfasst maximal 35 Zeichen und wird individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festgelegt. Unternehmen müssen sich hier also nicht nur Gedanken machen, wie sie die Referenzsyntax aufbauen (z.B. Vertrags-/Kundennummer) und diese vergeben, sondern diese Nummer muss auch in den Kunden- bzw. Auftragsdaten hinterlegt werden. Dies gilt auch für bisher erteilte Lastschriften.[DE3]
Ebenfalls eine erhebliche Abweichung zu der bisherigen Praxis sind bestimmte Fristen, die Unternehmen nun vor dem Einzug beachten müssen. Zu beachten ist hier die Information der Kunden 14 Tage vor dem ersten Einzug (Pre-Notification). Diese Vorgabe ist realitätsfern, werden doch derzeit Lastschriften sogar taggleich – sozusagen auf Sicht – mit Auftragserteilung erstellt und eingezogen. Immerhin kann die Frist einzelvertraglich verkürzt werden und z.B. in der Rechnung angegeben werden. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen reicht immerhin eine einmalige Unterrichtung[DE4] des Zahlers vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der nächsten Fälligkeitstermine
Die hier skizzierten Änderungen beziehen sich auf beide Verfahren. Im nächsten Beitrag geht es um die elektronische Einreichung und um einige Besonderheiten der jeweiligen Verfahren für Privat- und Geschäftskunden.
[DE1]in den allgemeinen Bestimmungen (4.4.2 (3)) steht folgendes: Vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug hat der Kunde den Zahler über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten. Auf Nachfrage der Bank hat der Kunde die Unterrichtung des Zahlers nach Satz 1 in geeigneter Weise nachzuweisen.
[DE2]Bei Tochterunternehmen gilt, entweder jedes Tochterunternehmen beantragt eigene ID oder die ID der Mutter wird unterteilt. Dafür sind die Stellen 5-7 (Geschäftsbereichskennzeichen) vorgesehen.
[DE3]Die alten Einzugsermächtigungen werden in Mandate migriert und haben dann per Definition eine Referenznummer.
[DE4]Das bedeutet aber bei variablen Einzugsbeträgen etwas nach Verbrauch muss jedes Mal eine entsprechende Information erfolgen.
Dieser Beitrag ist eine überarbeitete und aktualisierte Fassung eines Beitrags, den ich für die Webseite der CFOWorld geschrieben.
Comments on this entry are closed.
{ 1 trackback }